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Lokalisierung und rechtliche Anforderungen
ERP goes East
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Stammdatenqualität
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Unter einer „Lokalisierung“ versteht man alle notwendigen Anpassungen einer ERP-Software in Bezug auf die Funktionalität und Prozesse, die notwendig sind, um ein ERP-System in einem bestimmten Land nutzen zu können. Neben Sprachaspekten stehen hier vor allem die lokalen rechtlichen Anforderungen im Vordergrund.

Lokalisierung braucht differenzierte Konzepte

Viele Unternehmen machen den Fehler, dass Vorhandensein einer bestimmten Lokalisierung durch einen ERP-Anbieter mit der Lösung des Lokalisierungsproblems gleichzusetzen. Diese Annahme stimmt nicht. In vielen Fällen bringt gerade eine lokalisierte Software in sogenannten „anspruchsvollen“ Ländern eine Fülle von Aufgaben und Verpflichtungen mit sich, die gerade ein KMU oder mittelständisches Unternehmen im späteren Betrieb viel Geld kosten oder die es gar nicht erfüllen kann. Daher ist es zwingend notwendig, je Land und für das gesamte Unternehmen differenzierte Konzepte auszuarbeiten. Je nach Fall kann auf die Installation einer lokalisierten Software sogar verzichtet werden oder die Hilfe von externen, idR relativ kostengünstigen lokalen Buchführungsdienstleistern in Anspruch zu nehmen.

Qualitätsprobleme

Ein grosses Problem stellen die vielfältigen Qualitätsdefizite der am ERP-Markt angebotenen Lokalisierungen der am dar. Eine von einem Anbieter präsentierten Liste mit Ländernamen zu glauben, wäre töricht. Daher ist es zwingend, die Qualitätskriterien für Lokalisierungen zu prüfen. Als Definition kann man dabei festhalten: Eine Lokalisierung muss alle Funktionen und Prozesse umfassen, um aus einem global ausgerichteten System ein lokal einsetzbares und auch marktkompetitives System zu machen. Die häufig übliche Einschränkung auf gesetzliche Anforderungen greift dabei zu kurz. Neben vom Gesetzgeber definierten Vorgaben, etwa in Bezug auf Buchungsregeln oder die Gestaltung von Rechnungsbelegen, sind auch sonstige regulatorische und normative Aspekte zu beachten. Ein klassische Beispiel aus der Schweiz ist hier der „VESR“ – im Volksmund auch „Oranger Einzahlungsschein“ genannt – der nicht vom Gesetzgeber vorgeschrieben ist, aber den in der Schweiz üblichen Geschäftspraktiken entspricht. Eine fehlende VESR-Funktionalität würde in vielen Fällen einen Wettbewerbsnachteil ausmachen.

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Vorsicht vor lokalen Beratern

Ist geklärt, dass eine Software über die notwendigen Lokalisierungen verfügt, stellt sich schnell die Frage, wie man ein lokalisiertes System in einem bestimmten Land einführt. Hier steht man schnell vor dem Dilemma, dass der Beratungspartner in der Schweiz auf eine lange Liste mit Niederlassungen verweist. Dahinter steht klar die Offenbarung, dass letztlich nur im lokalen Markt tätige Berater auch die lokalen Anforderungen aber auch Gepflogenheiten kennen. Wichtig ist hier vor allem auch eine gute Kenntnis, wie bestimmte Vorschriften in die Praxis des Alltagsgeschäfts umgesetzt werden können und müssen. Hier zeigen sich auch schnell grosse kulturelle Unterschiede und das Problem, dass wir gerade in der Schweiz stets von einer hohen Rechtssicherheit und Zuverlässigkeit behördlicher Angaben ausgehen. Schnell führt eine solche Delegation an lokale Niederlassungen und Partner jedoch zu einem Aufblähen des Projektes und im schlimmsten Fall zu „lokalen Autonomiebewegungen“ im eigenen Unternehmen. Oft genug schon gab es Fraternierungsbewegungen zwischen lokalem externen Berater und den lokalen Mitarbeitenden im eigenen Unternehmen.
Dank langjähriger Erfahrung kann die i2s consulting ihre Kunden bei der Planung und Strategiebildung zum Thema „Lokalisierung“ unterstützen.

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